【学校管理者】各学校アカウントでの年次処理マニュアル

【学校管理者】各学校アカウントでの年次処理マニュアル

はじめに
新年度の授業でロイロノート・スクールをご活用いただく為に、 必ず年次処理 を行ってください。
年次処理は、ロイロノート・スクールのWeb管理画面から管理者アカウントで行います。

 教育委員会様(自治体管理者アカウント運用者)向け 
マニュアルはこちら ▶【自治体管理者】年次処理マニュアル
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【オンライン】ユーザー追加&年次処理説明会の動画
新年度に安心してロイロノート・スクールをご利用いただく為に学校の管理者向けに、
「ユーザー追加」と「年次処理」の方法を、分かりやすくご説明させていただきます。

▼ユーザー追加&年次処理ご説明動画


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よくある質問
Q.今年度の授業データはどうなりますか?
A.開講期間が過ぎた授業は、授業一覧の「閉講した授業」内に年度毎まとまっており、いつでも確認可能です。詳しくは下記をご覧ください。

Q.新年度のクラスが生徒に事前にバレないようにできますか?
A.はい、新年度のクラスの設定時に「開始日」を始業式以降などに設定をお願いいたします。なお先生はクラスの開始日前でも授業準備の為にクラスや授業を見ることができます

Q.卒業した子どものデータはどうなりますか?
A.継続してログインして、閲覧が可能です。詳しくは下記をご覧ください。

Q.先生が異動先にもデータを引き継ぎたい場合はどうすればいいですか?
A.先生の異動先でもロイロノート・スクールを利用していればデータの引継ぎが可能です。
下記を参考に個別にご対応していただくようお願いします。


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目次
Web管理画面にログインして年次処理のメニューへ :【学校管理者】各学校アカウントでの年次処理マニュアル#5f9294afe59a230000bfab10

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基本的な年次処理の流れ
年次処理は基本的に旧年度の処理と新年度の登録を画面に表示される指示に従って作業していきます。


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Web管理画面にログインして年次処理のメニューへ
Web管理画面から管理者アカウントでログインします。
※既に先生アカウントでログインしている場合には、一度ログアウトしてください。
※学校内サーバー版をご利用の場合には、学校内サーバーのIPアドレスにアクセスしてください。

管理者アカウントでログイン後、「設定」を選択します。


年次処理」を選択して、年次処理を開始します。


作業していただく手順は画面の上部に表示されます。


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1. 卒業生のアカウントを卒業処理
 生徒に卒業年度が登録されている場合は自動で卒業処理されるので、このステップは不要です 
〜〜〜
卒業した学年を選び、卒業する生徒全員のアカウントを「卒業処理」します。
卒業処理された後でも生徒のアカウントはログインができ、作成したノートの確認がでるので、いつでも振り返る事が可能です。

卒業処理にて削除される生徒の一覧が表示されますので、間違いがないか確認して「次へ」を選択してください。

卒業処理を行う確認画面が表示されますので問題なければ「卒業させる」を選択して卒業処理を実行してください。

※卒業生のGoogle、Microsoftアカウントが無効になる場合は「ロイロノートでログイン」をできるように事前に設定してあげてください。

※進学先で同じアカウントでSSO連携を利用する場合
小学校から中学校など、進学先で同じGoogle、Microsoftアカウントを登録が可能です。

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2. 新任の先生を追加
新任の先生がロイロノート・スクールを利用する為に、ユーザーを追加します。
新任の先生のインポート」を選択して、先生の登録画面に進んでください。

学校で利用している登録方法に応じて、新任の先生の追加を行ってください。
ロイロノートのアカウントをご利用の場合 :新任の先生のインポート
Googleアカウントをご利用の場合 :新任の先生のインポート(Google連携)
Microsoftアカウントをご利用の場合 :新任の先生のインポート(Microsoft連携)
※新しいウインドウが開き、先生一覧の先生インポート画面が開きます。


先生をひな形にしたがって作成してインポートしてください。
※作成するエクセルファイルのひな形は「エクセルファイル」からダウンロード可能です。
※エクセルの記入方法は画面の内リンクの「記入方法はこちら」もしくはユーザー追加マニュアルをご確認ください。

新任の先生の登録が完了したらウインドウを閉じて、年次処理の画面に戻り「次へ」を選択します。
確認画面が表示されますので、問題なければ「完了しました」を選択して、次へ進みます。


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3. 新入生を追加
新入生がロイロノート・スクールを利用する為に、ユーザー追加をします。
新入生のインポート」を選択して、生徒の登録画面に進んでください。

学校で利用している登録方法に応じて、新入生の追加を行ってください。
ロイロノートのアカウントをご利用の場合 :新入生のインポート
Googleアカウントをご利用の場合 :新入生のインポート(Google連携)
Microsoftアカウントをご利用の場合 :新入生のインポート(Microsoft連携)
※新しいウインドウが開き、先生一覧の先生インポート画面が開きます。


ひな形にしたがって新入生の一覧を作成してインポートしてください。
※作成するエクセルファイルのひな形は「エクセルファイル」からダウンロード可能です。
※エクセルの記入方法は管理画面内のリンクの「記入方法はこちら」もしくはユーザー追加マニュアルをご覧ください。
※共用タブレットの場合は 「かんたんログイン」の設定方法をご覧ください。

新入生の登録が完了したらウインドウを閉じて、年次処理の画面に戻り「次へ」を選択します。
確認画面が表示されますので、問題なければ「完了しました」を選択して、次へ進みます。

新入生の卒業年度登録
新入生の登録時に、卒業年度を登録します。
エクセル列の ”年” 毎に、わけて卒業年を設定できます。
注意
年度が入力されてない場合、学年なしとして卒業年度が1つの設定になります。
年組なしで複数学年を1つのエクセルで、登録する場合は、エクセルを分けて登録するか、年は入力して新入生の登録をお願いします。

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4. 在校生の新年度クラスを登録
在校生の新年度のクラス情報を登録します。
在校生の新クラスをインポート」を選択して、クラス登録画面に進んでください。
※新しいウインドウが開き、先生一覧の先生インポート画面が開きます。
※「クラス」と「授業」はアプリからも登録可能です。

新学年クラスの登録用エクセルを作成してインポートします。
※作成するエクセルファイルのひな形は「エクセルファイル」からダウンロード可能です。
※エクセルの記入方法は画面内のリンクの「記入方法はこちら」を選択してご覧ください。

クラス登録用のエクセルに、新年度の「」「」と「氏名、ユーザーID、SSOメールアドレス」をご記入ください。
学校ですでに作成された、新年度の名簿一覧を編集していただくと作業が捗ります。
氏名でもマッチングさせて新年度のクラスを登録を行うことができます。
※氏名のマッチングがうまくできない場合はユーザーID、SSOメールアドレスを入力お願いします。
アプリの提出物一覧などをD欄のふりがな情報で並び替えに使います。D欄にはふりがなや学籍番号等をいれてください。
▼記入例


新規作成されるクラスの開始日と終了日を設定します。
最初に設定されているクラスの期間
開始日:クラスを作成した日
終了日:翌年3月31日(年度開始月で設定された月から1年後)
※始業式前などに生徒にクラス情報が見えてしまうのを防ぐには、開始日を始業式の翌日などにしてください。
※開講期間を過ぎるとクラスは自動で閉講します。
※個別に開講期間を変更したい場合は、一括設定後にクラスの開講期間を個別に変更してください。
※年度開始月は一般>学校設定で変更が可能です。

新しいクラスの登録が完了したら、ウインドウを閉じて年次処理の画面に戻り「次へ」を選択します。
確認画面が表示されますので、問題なければ「完了しました」を選択して、次へ進みます。


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5. 新年度の授業登録
授業登録については、
各先生がアプリから登録
学校管理者が管理ページから登録
の2つの方法がございます。それぞれについてご説明します。

5-1. 各先生がアプリから登録
ロイロノート・スクールにログイン後に「授業の追加」ボタンから、新年度の授業を登録できます。

授業の追加方法は下記を参考にしてください。

 !!注意!! 
アプリで追加した授業の開講期間について
2021年2月以前に作成した授業の場合
授業の期間は、作成した日から2021年3月31日となります。
※2月以前に追加された授業は本年度中(本年3月31日)までとなります。

2021年3月以降に作成した授業の場合
授業の期間は2021年4月1日〜2022年3月31日となります。
※3月以降に追加された授業は翌年度末(翌年3月31日)までとなります。

※開講期間を過ぎると授業は自動で閉講します。閉講した授業は「過去の授業」にうつされます。

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5-2.管理者が新年度の授業を登録
管理者が管理ページより、各クラスの新年度の授業を登録します。
通常授業の登録は「通常授業のインポート」、選択授業の登録は「選択授業のインポート」から行えます。
詳しい手順は、ユーザー追加マニュアルをご参照ください。

授業インポート時に授業の期間を設定します。
最初に設定されている授業の期間
開始日:授業を作成した日
終了日:翌年3月31日(年度開始月で設定された月から1年後)
※開講期間を過ぎると授業は自動で閉講します。
※開講期間を変更したい場合は、管理画面から個別に授業の開講期間を変更してください。
※年度開始月は(設定>「一般」の中の「学校設定」>学校設定)で変更が可能です。

授業の登録が完了したら、ウインドウを閉じて年次処理の画面に戻り「次へ」を選択します。
確認画面が表示されますので、問題なければ「完了しました」を選択して、次へ進みます。


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6.異動した先生や転出した生徒の対応
異動した先生や、転出した生徒のアカウントを削除、卒業処理を行います。
異動した先生を削除する場合は「異動した先生を削除する」、転出した生徒を卒業させる場合は「転出した生徒を卒業させる」から行ってください。

▼先生の削除例

▼生徒の卒業処理例

先生や生徒の削除や卒業が完了したらウインドウを閉じて年次処理の画面に戻り「次へ」を選択して完了です。



    🎉お疲れ様でした🎉 
 年次処理の作業は以上になります!



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Tips
ユーザーIDの変更が必要な場合
ユーザーIDの割り振り方法を旧年から変更する場合など、既存の生徒アカウントのユーザーIDをエクセルから一括で変更することができます。
生徒一覧から「Excel一括処理」を選択し、「ユーザーID変更」からしてできます。
変更方法の詳細はこちらをご確認ください


閉講した授業の確認
昨年度の授業は、管理画面では「閉講した授業」から、アプリからは授業一覧の下部の「閉講した授業」から見ることができます。
▼管理画面

▼アプリ


卒業した生徒をもとに戻す方法
卒業生は、生徒一覧画面の「卒業生」タブにて確認できます。必要に応じて元に戻すことができます。
対象の生徒をチェックボックスで選択して「元に戻す」ボタンを押すと元に戻ります。

学校の年度の開始月を確認・変更する方法
設定」の中の「学校設定」から学校の「年度開始月」が確認できます。
年度開始月が異なる場合や、変更になる場合は変更して、更新をしてください。
詳しくは下記をご確認ください。